Perché un Ufficio di Collegamento è una scelta popolare tra le aziende globali in India

Un Ufficio di Collegamento (LO) è la rappresentanza di un’azienda straniera in India. La banca centrale indiana descrive tale stabilimento come “un ufficio che può intraprendere solo attività di collegamento”. Queste includono:

• raccogliere informazioni sul mercato e sui potenziali consumatori indiani;
• pubblicità, promozione e altre attività legate al marketing;
• stimolare le esportazioni verso o le importazioni dall’India;
• instaurare collaborazioni tecniche e finanziarie tra la sede centrale e le aziende indiane;
• formare un canale di comunicazione tra la sede centrale e i partner locali

Un LO non può generare fatturato in India e quindi non può produrre beni o fornire servizi. I costi di un Ufficio di Collegamento devono quindi essere pagati interamente dalla società madre al di fuori dell’India. Un ufficio di collegamento non è solo utile per le aziende che vogliono esplorare il mercato indiano, ma è anche una forma giuridica interessante per gli investitori internazionali che non vogliono portare direttamente i loro prodotti o servizi sul mercato indiano, ma per esempio vogliono esternalizzare il lavoro in India.

Come si istituisce un Ufficio di Collegamento?

Per istituire un LO in India, devono essere completate varie procedure di registrazione e approvazione presso diverse agenzie governative indiane. Sono previsti i seguenti sette passaggi:

• Richiedere l’approvazione da una banca indiana per aprire un conto bancario per l’ufficio di collegamento. Questa banca diventerà automaticamente la ‘Banca Dealer Autorizzata’ per il nuovo ufficio.
• Presentare una richiesta, con tutti i documenti necessari, alla Reserve Bank of India (RBI) tramite la Banca Dealer Autorizzata.
• Una volta che la RBI ha dato la sua approvazione, deve essere richiesto un ‘Certificato di Stabilimento di Luogo d’Affari in India’ dalla Camera di Commercio indiana: il Registro delle Imprese (ROC).
• Un Numero di Conto di Deduzione Fiscale (Tax Deduction Account Number, TAN) e un Numero di Conto Permanente (Permanent Account Number, PAN) devono quindi essere richiesti dalle autorità fiscali indiane: l’Autorità Fiscale sul Reddito.
• Una volta ricevuti questi, il conto bancario del LO presso la banca autorizzata può essere ufficialmente aperto.
• L’ufficio di collegamento deve essere registrato presso lo stato in cui si trova l’ufficio ai sensi della Legge sui Negozi e Stabilimenti e ai sensi dell’Imposta Professionale.
• Se dei campioni vengono importati al LO, l’ufficio deve essere registrato anche sotto il Codice di Importazione Esportazione.

Per garantire che questo non diventi un processo infinitamente frustrante, è consigliabile seguire questi passaggi con un consulente. Non solo può essere molto confuso quale documentazione debba e non debba essere presentata, ma ci vogliono anche almeno 3-6 mesi per completare questo elenco. La sola approvazione della Banca Centrale Indiana richiede in media 2-3 mesi. Quindi è intelligente scegliere un partner che possa accelerare questo processo.

Requisiti obbligatori di conformità

Quando tutti i passaggi sono stati completati e il LO è stato registrato, non è ancora finita. In India, c’è ancora molto da segnalare alle varie agenzie governative sotto le quali il LO è registrato. Sei mesi dopo che la Banca Centrale dell’India (RBI) ha dato la sua approvazione per il nuovo ufficio, devono essere presentati alla RBI l’indirizzo ufficiale, il PAN e il ‘Certificato di Stabilimento di Luogo d’Affari in India’ della Camera di Commercio indiana (ROC). Poiché un LO non è autorizzato a impegnarsi in attività commerciali, diversi documenti devono essere presentati ogni anno per dimostrare che il LO è conforme alle normative:

• Certificato di Attività Annuale (AAC) – Questo documento dimostra che il LO ha svolto solo attività che sono consentite. L’AAC deve essere preparato da un Commercialista. Questo è un contabile a tempo pieno ufficialmente registrato presso l’Istituto dei Commercialisti dell’India (ICAI). Questo certificato deve poi essere inviato alla RBI e al Direttore Generale dell’Imposta sul Reddito (DGIT).
• Modulo FC-3 – Tutte le aziende straniere devono presentare annualmente un modulo FC-3 al ROC con un elenco dettagliato di tutti i luoghi d’affari della società straniera e i conti annuali.
• Modulo FC-4 – Le aziende straniere devono presentare le loro dichiarazioni annuali al ROC utilizzando questo modulo.
• Modulo 49-C – È un modulo di imposta sul reddito che deve essere presentato specificamente dalle aziende straniere con un LO in India. Questo modulo deve essere verificato anche da un Commercialista e deve essere presentato al DGIT.
• Poiché le attività dell’ufficio di collegamento spesso si concentrano sulla ricerca e la comunicazione tra la sede centrale e le parti locali, le aziende a volte sembrano dimenticare che un LO deve effettivamente rimanere conforme alle normative locali (fiscali). Il mancato rispetto di ciò può avere gravi conseguenze. Ad esempio, potresti essere classificato come stabilimento permanente, il che potrebbe significare la fine delle tue attività in India.